Інструкція користування пошуком та фільтрами

Дана інструкція описує порядок дій користувачів для здійснення пошуку або користування фільтрами на платформі. У кожного розділу, де наявні фільтри та пошук, є свої ообливості та правила, яких потрібно притримуватися для коректного пошуку та фільтрації.

Пошук у розділі Зовнішні комплекти документів

Для здійснення пошуку файлу за назвою, необхідно у полі Пошук файлу (1) ввести назву файлу. Для пошуку необхідно ввести мінімум 3 символа. При пошуку не повинно бути зайвих пробілів до чи після запиту!

Назва файлу - це назва прикладеного документу, назва відображається при Завантаженні файлів документів, також можна переглянути назву файлу всередині комплекту у вікні Документи.

Для розширеного пошуку за іншими параметрами, використовуйте функціонал Фільтр (2).

../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_01.png

У формі Фільтр шукайте конкретний комплект у правильному вибраному розділі. Тобто, у розділі Вхідні пошук можливий лише серед вхідних комплектів документів, відповідно у розділі Вихідні пошук можливий лише серед відправлених вихідних комплектів.

../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_02.png

Доступні наступні поля для фільтрації:

  • Номер комплекту документів

  • Статус (Надіслано, Прийнято, Додано документ)

  • Дата

  • Відправник

  • Типи комплектів документів Відправника (комплекти налаштовані для компаніх у меню Налаштування комплектів документів, поле доступно лише якщо вибрано Відправника)

  • Отримувач та

  • Типи комплектів документів Отримувача (поле доступно лише якщо вибрано Отримувача)

  • Обрати тег

  • Додаткові атрибути (Користувацькi поля)

  • Довiдник ( якщо у довідника є Значення, потрібно заповнити значення)

Будьте уважні! Залежно від напрямку (Вхідні чи Вихідні) Відправник та Отримувач відображається по різному - у розділі Вхідні для поля Відправник вибирається контрагент, а у розділі Вихідні - Відправником виступають ваші власні компанії.

Для пошуку за тегами необхідно вибрати з випадаючого списку тег за яким ви шукаете комплект. Головна умова - тег повинен бути створений раніше, а також доданий до комплекту документів або до сценарію з партнером.

Для пошуку за вибраними фільтрами обов’язково натисніть кнопку Пошук. Пошук здійсниться лише по заповненим параметрам - тобто, якщо заповнити лише поле Відправник, відобразиться вся вибірка типів комплектів цього Відправника.

Якщо ви бачите повідомлення «Комплекти документів відсутні», це означає що за заданими параметрами пошуку немає вхідних чи вихідних комплектів (залежно від того в якому розділі ви знаходитеся). Спробуйте перевірити введені дані та ,можливо, змінити деякі параметри пошуку.

Коли фільтр активний, кнопка Фільтр відображається у зеленому кольорі та на сторінці відображенно лише дані за вибіркою.

../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_03.png

Для відображення усіх комплектів обов’язково натисніть у фільтрах кнопку Скинути.

У розділах Вхідні, Вихідні та Чернетки можливо створити ярлик, тобто постійний пошуковий запит за допомогою кнопки Додати ярлик та заповнивши поля фільтру для ярлика.

../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_04.png

Обов’язкові поля для збереження ярлика:

  • Створити назву

  • Вибрати Тип періоду (поточний місяць, попередній місяць, фіксована дата або поточна дата мінус N-днів - вказується кількість днів).

  • Обрати папку - Вхідні, Вихідні або Чернетки

Опціональні поля для ярлика:

  • Номер комплекту документів

  • Статус

  • Відправник та Типи комплектів документів Відправника (доступно лише якщо вибрано відправника)

  • Отримувач та Типи комплектів документів Отримувача (доступно лише якщо вибрано отримувача)

  • Тег

  • Довiдник та Значення

  • Користувацькi поля

Створення та додавання тегів

Налаштуйте зручний пошук комплектів за індивідуальними тегами. Ви можете додати тег до комплекту документів у будь-якому статусі - теги видимі лише вам.

Для початку створіть унікальні теги у меню Налаштування компанії - Керування тегами. Для цього натисніть Створити тег та придумайте назву, унікальний код тегу сформується автоматично.

../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_05.png ../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_06.png

Додавайте теги при створенні або редагуванні комплекту або присвойте сценарію при створенні або редагуванні.

Пошук за тегами можливий лише у Фільтрі у розділі Зовнішні комплекти документів, якщо тег додано або до сценарію або до комплекту. Можливо здійснювати пошук за більше ніж одним тегом.

Мої завдання

Якщо ви входите до групи виконавців узгодження комплектів або внутрішніх документів, знайти конкретне завдання серед списку вам допоможуть Фільтри завдань.

../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_07.png

Пошук можливий за такими полями:

  • Тип завдання - Узгодження; Підписання; Повідомлення;

  • Статус завдання - До виконання, Виконано, Відхилено, Прострочена;

  • Компанія відправник

  • Компанія отримувач

  • Тип документа - можливо вибрати серед тих типів, які є серед доданих до завдань;

  • Дата створення завдання

  • Строк виконання

  • Напрямок - Вхідні або Вихідні завдання

Для пошуку за вибраними фільтрами обов’язково натисніть кнопку Пошук.

Для відображення усіх завдань обов’язково натисніть у фільтрах кнопку Скинути.

Контрагенти - Сценарії документообігу

Сценарій документообігу, або Контракт - спеціальний договір, форма зв’язку між партнерами, згідно з якою відбувається обмін комплектами документів. У сценарії визначається перелік вхідних та вихідних (по відношенню до власника сценарію) типів комплектів та довідники. Власник сценарію – ініціатор процесу обміну комплектами та є відправником сценарію.

../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_08.png

Пошук сценарію, спеціального договору з партнером, можна знайти за такими полями:

  • Назва сценарію - відображається у стовбці Назва сценарію, та у сценарії в блоці Дані

  • Номер - номер сценарію, що відображається у контракті в блоці Дані

  • Термін дії

  • Клієнт - той хто отримав контракт, пошук за компанією, для розділів Вхідні та Вихідні відображаються різні компанії;

  • Ініціатор - той хто надіслав контракт; власник сценарію;

  • Статус - Новий; Прийнятий; Відхилений; Розірваний; Очікує підписання;

У розділах Вхідні та Вихідні контракти поля Клієнт та Ініціатор відрізняються - відображаються або внутрішні компанії або партнери, так як у вихідних контрактах власником-ініціатором є наші внутрішні компанії (що відображаються у меню Мої компанії).

Якщо ви бачите повідомлення «Контракти не знайдені», це означає що за заданими параметрами пошуку немає вхідних чи вихідних контрактів (залежно від того в якому розділі ви знаходитеся). Спробуйте перевірити введені дані та можливо змінити деякі параметри пошуку. Перевірте введені дані на наявність зайвих пробілів.

Для пошуку за вибраними фільтрами обов’язково натисніть кнопку Застосувати.

Для відображення усіх контрактів обов’язково натисніть у фільтрах кнопку Скинути.

Особистий кабінет - Рахунки та Журнал подій

У розділі Рахунки у вигляді таблиці відображені всі рахунки та акти по компаніях акаунта із виведенням такої інформації як Номер рахунку, Дата здійснення рахунку, Сума рахунку та Період оплати.

Для пошуку конкретного рахунку, або віведення рахунків лише за певний період часу скористайтеся фільтрами.

../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_09.png

Фільтр Рахунки дозволяє пошук за такими полями:

  • Номер

  • Статус (оплачений / неоплачений)

  • Дата рахунку

  • Дата оплати

  • Дата акту

  • Наявність акту (акт сформовано/ не сформовано)

У поле Номер введіть точну та повну назву рахунку, відображену в стовбці Номер рахунку. Перевірте введені дані на наявність зайвих пробілів.

Для пошуку за вибраними фільтрами обов’язково натисніть кнопку Пошук.

Для відображення усіх контрактів обов’язково натисніть у фільтрах кнопку Скинути.

Журнал подій містить інформацію щодо змін і коментарів до документів та комплектів

../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_010.png

Фільтр у Журналі подій

  • Дата

  • Пошук

  • Дія

  • Об’єкт

  • Користувач

Для пошуку за вибраними фільтрами обов’язково натисніть кнопку Застосувати.

Для відображення усіх завдань обов’язково натисніть у фільтрах кнопку Скинути.

Для пошуку у розділі Білінг можливо здійснити пошук за такими параметрами:

  • Компанія

  • Тип транзакції

  • Період

  • Напрямок

Ообов’язково натисніть кнопку Пошук для здійснення пошуку.

../../_images/new_іnstrukcіya-koristuvannya-poshukom_011.png